生産性向上のためのツール群

プロジェクトの生産性向上ツール

Schedule.pngプロジェクトに限らず日々の業務においても生産性を高める必要がありますが、長年の仕事のスタイルになじんでいると、なかなかその機会がないものです。ねじ回しを電動ドライバーに持ち替えるとカラーボックスが素早く組み立てられるように、いろいろなツールを利用することでホワイトカラーの生産性は向上できます。また、プロジェクトを遅れずに進めるための基本的事項は、各タスクを早く終わらせることで、そこでもツールの利用は欠かせません。そして、一人ではなくグループ全体で使うことでその効果をさらに高めることができるのは言うまでもありません。

このページでは、コラボプロジェクト・サービスがプロジェクトの現場で使う各種のツールをご紹介していきます。(ツールといってもコンピュータ上のツールばかりではなく、考え方のようなものも含めます。)

個人の時間管理:ダンスカード

ダンスカード

W_No_01.gif一週間の時間割を作る
時間割といっても、手帳に書いてある予定表とは少し違います。まず一週間にやるべきことがすべて列挙されていて、それらの所要時間が想定されていて、残り時間が何時間あるかがわかるようになっています。本来一週間の勤務時間は37.5-40.0時間程度のはずなので、差し引きがわかっています。

各自がこのダンスカードを持ち、プロジェクトマネージャはタスクの割当てにこれを用います。時間がない人に仕事を依頼しても、そもそも無理ですから。

また、やるべきことの合計が40時間を大幅に越える人は、現実的な範囲に収まるよう調整するツールとしてこれを使います。そもそも無理ですから。

チームの行動管理:ストリップボード

ストリップボード

W_No_02.gifプロジェクトの全場面をシーン毎に記述
プロジェクトマネージャ必携のツールです。どういう場面で誰(役者)がどういう仕事(演技)をし、その舞台設定はどうなっているかをあらかじめ計画したチャートです。

これを見ると、いつどこで誰が何をやっているはずかがわかります。計画どおりならばいいですが、そうでなければどのように計画を修正すればいいかもこれを使って考えます。

チームの情報管理:Googleサイト

Googleサイト

W_No_03.gifGoogleが提供するコミュニケーションツール
Wikiのように簡単にウェブページを作り、タスクをリストし、ファイルを自由に出し入れし、掲示板的に質疑応答ができます。

メールでコミュニケーションしないことによる生産性向上だけでなく、旧来のファイル管理から脱することで(改版するたびにファイル名に余計なものをつけずにすみ、ファイル名以外の説明をとなりに書ける)、余計なストレスなく生活できます。

プロジェクトゴールの分析:DMM

DMM(Diamond Mandala Matrix)

B_No_04.gif一般の分析ツールをゴールの明確化に使う
EA(Enterprise Architecture)やITコーディネータ研修で使われたりしている分析ツールです。3 x 3のマトリクスの中央にテーマを書き、そのテーマを周囲の8マスに分析(下位レベルの要素に分ける)します。それらをさらに8要素に分け・・・ということを繰り返していきます。

当ウェブサイトの「事例で学ぶ」シリーズでもステップ1のゴールを明確にするために使っています(ステップ1のDMM)。中央にゴールステートメントを書き、周囲には「機能」、「人・コスト」、「時間」、「品質」(ここまではプロジェクトの4変数)、他には、「ステークホルダー」、「成果物」、「ゴールでないもの」などを配して、3 x 3のマスのさらに周囲に3 x 3のマスを8つ並べます(ここまでで9 x 9になる)。先の例では、「機能」や「ステークホルダー」のところはもう一段掘り下げていますので、さらに9 x 9のマスが左上と左にくっついています。